Vacature

Doel van de functie

De managementassistent ondersteunt de directeur-bestuurder bij het organiseren, coördineren en optimaliseren van de dagelijkse werkzaamheden binnen de abortuskliniek.  Het doel is om de directeur-bestuurder te ontzorgen en bij te dragen aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.

 

Plaats in de organisatie

De managementassistent abortuszorg werkt zelfstandig en ontvangt rechtstreeks leiding van de directeur-bestuurder. De functie vereist nauwe samenwerking met andere beleidsdomeinen zoals publieke gezondheid, vrouwenrechten, preventie en zorgkwaliteit.

 

Kernactiviteiten en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden van vergaderingen: opstellen agenda, maken van notulen en bijwerken van actie- en besluitenlijsten
• Ondersteunen bij management- en voortgangsrapportages
• Beheren van e-mailverkeer en post
• Opstellen van dienstroosters, controleren van urenadministratie
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en aandragen van verbeteringen
• Ondersteunen bij interne audits en kwaliteitscontroles
• Melden en analyseren van incidenten
• Stimuleren van kwaliteitsverbetering en professionele ontwikkeling
• Organiseren van events, symposia, scholingen (in het buitenland)
• Ondersteunt directeur-bestuurder in proces verhuizing naar andere locatie
• Mede ondersteunen de verschillende werkgroepen
• Verzorgen van administratieve en secretariële werkzaamheden (zoals archiveren, documentbeheer, declaraties)

 

Kennis en ervaring

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Opleiding in de richting van Management Assistent of Secretariële ondersteuning
• Aantoonbare ervaring als assistent of secretaresse (bij voorkeur in zorginstellingen)
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk)
• Vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en digitale vergadertools

 

Vaardigheden en competenties

• Organisatietalent en planvermogen
• Communicatief sterk en representatief
• Proactief en oplossingsgericht
• Nauwkeurig en betrouwbaar
• Discreet met gevoelige informatie
• Stressbestendig en flexibel
• Teamspeler met dienstverlenende instelling

 

Persoonlijkheid

De ideale Management Assistent is iemand met een hoog verantwoordelijkheidsgevoel, die vooruitdenkt en zorgt dat alles soepel verloopt. Zij/hij heeft oog voor details, weet prioriteiten te stellen en draagt bij aan een professionele werksfeer.

 

Arbeidsvoorwaarden (optioneel)

• Parttime: 12-16 uur per week
• Salarisindicatie: afhankelijk van ervaring en branche
• Standplaats: Zwolle